Makalah - Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan

Tweetilmu.web.id - Pada kesempatan kali ini kita akan membahas salah satu materi dalam mata kuliah manajemen pendidikan yang diampu oleh Dr. Sobri, M.Pd, makalah ini disusun oleh para mahasiswa Untirta yang namanya tercantum di akhir artikel, semoga artikel ini dapat menjawab

1. Apa itu pemecahan masalah?
2. Apa itu pengambilan keputusan?
3. Bagaimana tipe masalah dan penyelesaiannya?
4. Bagaimana tahap pemecahan masalah?
5. Bagaimana proses pengambilan keputusan?

Pembahasan

Para ilmuwan perilaku organisasi, ahli penelitian operasional dan manajer berpendapat bahwa dalam suatu organisasi, sebagian besar para bawahan menginginkan kesempatan untuk dilibatkan dalam proses pengambilan keputusan. Mereka berpendapat bahwa peran serta yang meningkat dalam keputusan memiliki dampak meningkatnya keterkaitan mereka dalam organisasi, kepuasan pekerjaan, pertumbuhan dan perkembangan pribadi, serta peneriman inovasi. Cara manajer mempengaruhi para bawahan lebih berdasarkan tukar pikiran dan kerja sama daripada berdasarkan otoritas.

Pengertian Pemecahan Masalah

Pemecahan masalah adalah suatu proses terencana yang perlu dilaksanakan agar memperoleh penyelesaian tertentu dari sebuah masalah yang mungkin tidak didapat dengan segera (Saad & Ghani, 2008:120). Pendapat lainnya menyatakan bahwa pemecahan masalah sebagai usaha mencari jalan keluar dari suatu kesulitan (Polya, 1973:3). Davidoff (1988) juga menjelaskan bahwa proses pemecahan masalah manusia biasanya didefinisikan sebagai suatu usaha yang cukup keras yang melibatkan suatu tujuan dan hambatan-hambatannya.

Masalah merupakan kesenjangan antara teori dengan fakta empiris, antara yang ditetapkan sebagai kebijakan dengan kenyataan implementasi kebijakan. Dalam masalah terdiri dua jenis masalah, yaitu:

1) Masalah Sederhana (Simple Problem)

Ciri dari masalah sederhana adalah, berskala kecil, berdiri sendiri (kurang memiliki sangkut paut dengan masalah lain), tidak mengandung konsekuensi yang besar, pemecahannya tidak memerlukan pemikiran luas dan mendalam. Pemecahan masalah ini bisa dilakukan secara individual. Teknik yang biasa digunakan, dilakukan atas dasar intuisi, pengalaman, kebiasaan dan wewenang yang melekat pada jabatannya.

2) Masalah Rumit (Complex Problem)

Ciri dari masalah rumit adalah, berskala besar, tidak berdiri sendiri (memiliki kaitan erat dengan masalah lain), mengandung konsekuensi besar, pemecahannya memerlukan pemikiran yang tajam dan analitis. Pemecahan masalah ini harus dilakukan secara kelompok yang melibatkan pimpinan dan segenap staf pembantunya. Jenis dari masalah ini adalah masalah yang terstruktur (struktur problems) dan masalah yang tidak terstruktur (unstructured problems)

i. Masalah yang Terstruktur

Merupakan masalah yang jelas faktor penyebanya, bersifat rutin dan biasanya timbul berulang kali sehingga pemecahanya dapat dilakukan dengan teknik pengambilan keputusan yang bersifat rutin, repetitif dan dibakukan. Sifat pengambilan keputusannya adalah. relatif lebih mudah atau cepat, salah satu caranya dengan penyusunan metode, prosedur, atau program tetap.

ii. Masalah yang tidak Terstruktur

Merupakan penyimpangan dari masalah organisasi yang bersifat umum, tidak rutin, tidak jelas faktor penyebab dan konsekuensinya, serta tidak repetitif. Sifat pengambilan keputusannya adalah, relatif lebih sulit dan lebih lama, diperlukan teknik pengambilan keputusan yang bersifat non-programmed decision-making.

Tahapan Pemecahan Masalah

Pada makalah ini kami mengilhami apa yang menjadi pendapat Polya dan Robert J. Stemberg mengenai tahapan pemecahan masalah. Berikut merupakan pembahasan nya.

Tahapan Pemecahan Masalah Menurut Polya (1973:5):

a. Memahami masalah (understand the problem)

Tahap pertama pada penyelesaian masalah adalah memahami soal. Kita perlu mengidentifikasi apa yang diketahui, apa saja yang ada, jumlah, hubungan dan nilai-nilai yang terkait serta apa yang sedang mereka cari. Beberapa saran yang dapat membantu siswa dalam memahami masalah yang kompleks: (1) memberikan pertanyaan mengenai apa yang diketahui dan dicari, (2) menjelaskan masalah sesuai dengan kalimat sendiri, (3) menghubungkannya dengan masalah lain yang serupa, (4) fokus pada bagian yang penting dari masalah tersebut, (5) mengembangkan model, dan (6) menggambar diagram.

b. Membuat rencana (devise a plan)

Siswa perlu mengidentifikasi operasi yang terlibat serta strategi yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah yang diberikan. Hal ini bisa dilakukan siswa dengan cara seperti: (1) menebak, (2) mengembangkan sebuah model, (3) mensketsa diagram, (4) menyederhanakan masalah, (5) mengidentifikasi pola, (6) membuat tabel, (7) eksperimen dan simulasi, (8) bekerja terbalik, (9) menguji semua kemungkinan, (10) mengidentifikasi sub-tujuan, (11) membuat analogi, dan (12) mengurutkan data/informasi.

c. Melaksanakan rencana (carry out the plan)

Apa yang diterapkan jelaslah tergantung pada apa yang telah direncanakan sebelumnya dan juga termasuk hal-hal berikut: (1) mengartikan informasi yang diberikan dan (2) melaksanakan strategi selama proses dan perhitungan yang berlangsung. Secara umum pada tahap ini siswa perlu mempertahankan rencana yang sudah dipilih. Jika semisal rencana tersebut tidak bisa terlaksana, maka siswa dapat memilih cara atau rencana lain.

d. Melihat kembali (looking back)

Aspek-aspek berikut perlu diperhatikan ketika mengecek kembali langkah-langkah yang sebelumnya terlibat dalam menyelesaikan masalah, yaitu: (1) mengecek kembali semua informasi yang penting yang telah teridentifikasi; (2) mengecek semua perhitungan yang sudah terlibat; (3) mempertimbangkan apakah solusinya logis; (4) melihat alternatif penyelesaian yang lain; dan (5) membaca pertanyaan kembali dan bertanya kepada diri sendiri apakah pertanyaannya sudah benar-benar terjawab.

Tahapan Pemecahan Masalah Menurut Robert J. Stemberg (2008):

a. Pengidentifikasian masalah: meskipun ganjil seperti kedengarannya, pengidentifikasian apakah situasi tertentu problematis terkadang merupakan langkah yang sulit. Kita mungkin akan gagal untuk menyadari bahwa kitamemiliki suatu tujuan. 

b. Pendifinisian masalah dan perpresentasiannya: sekali kita dapat mengidentifikasikan keberadaan masalah, kita masih harus mengidentifikasikandan dan merepresentasikan masalah dengan cukup baik agar paham cara menyelesaikannya. 

c. Perumusan strategi: sekali masalah sudah didefinisikan secara selektif, langkah berikutnya adalah merencanakan strategi untuk menyelesaikannya. Strategi ini akan melibatkan:

i. Analisis : memilah-milah seluruh masalah yang kompleks menjadi unsur-unsur yang bisa diatur 
ii. Sintesis : memadukan bersama-sama berbagai unsur dan menyusunnya sebagai sesuatu yang berguna.
iii. Berfikir divergen: berusaha membangkitkan solusi alternatif yang memungkinkan bagi sebuah masalah. 
iv. Berfikir konvergen: untuk menyempitkan berbagai kemungkinansehingga bisa menyatukan jawaban tunggl terbaik.

d. Pengorganisasian informasi: di tahap ini anda berusaha mengintegrasikan semua informasi yang dianggap perlu untuk mengerjakan tugas secara efektif.

e. Pengalokasian sumber daya: sebagai tambahan bagi masalah-masalah lain, kebanyakan dari kita menghadapi masalah melalui sumber daya yang terbatas.

f. Permonitoran: mengalokasikan sesuatu yang bijak mencakup juga pemonitoran proses-proses pemecahan masalah.

g. Pengevaluasian : mengevaluasi solusi.

Proses Pengambilan Keputusan

Proses pengambilan keputusan merupakan tahap-tahap yang harus dilalui atau digunakan untuk membuat keputusan. Tahap-tahap ini merupakan kerangka dasar, sehingga setiap tahap dapat dikembangkan lagi menjadi beberapa sub tahap (disebut langkah) yang lebih khusus/spesifik dan lebih operasional. Setiap keputusan yang diambil itu merupakan perwujudan kebijakan yang telah digariskan. Oleh karena itu, analisis proses pengambilan keputusan pada hakikatnya sama saja dengan analisis proses kebijakan. Terdapat berbagai pendapat tentang proses pengambilan keputusan, antara lain menurut Campbell adalah menentukan tujuan, mengidentifikasi pilihan, menganalisis informasi, dan menentukan pilihan.

Boehm, R.G. & Webb, mengemukakan langkah-langkah dalam mengambil keputusan meliputi: menuliskan pertanyaan, menentukan pilihan-pilihan, mengumpulkan informasi, membuat daftar pro dan kontra, dan mengambil kepu-tusan. Sedangkan Adair mengemukakan lima langkah dalam pengambilan keputusan yakni mendefinisikan tujuan, mengumpulkan data yang relevan, menghasilkan pilihan yang layak, membuat ke-putusan, dan mengimplementasikan dan mengevaluasi.

Baca Juga :

• Makalah - Manajemen Organisasi Sekolah
• Pengaruh Pendidikan Karakter terhadap Pembentukan Kepribadian Peserta Didik

Menurut Sir Francis Bacon Proses Pengambilan Keputusan terdiri atas 6 tahap, yaitu sebagai berikut :

1. Merumuskan/Mendefiniskan Masalah: Tahap ini merupakan usaha untuk mencari permasalahan yang sebenarnya.
2. Pengumpulan Informasi yang Relevan: Tahap ini merupakan pencarian faktor-faktor yang mungkin terjadi sehingga dapat diketahui penyebab timbulnya masalah.
3. Mencari Alternatif Tindakan: Tahap ini merupakan pencarian kemungkinan yang dapat ditempuh berdasarkan data dan permasalahan yang ada.
4. Analisis Alternatif: Tahap ini merupakan analisis terhadap setiap alternatif menurut kriteria tertentu yang sifatnya kualitatif atau kuantitatif.
5. Memilih Alternatif Terbaik: Tahap ini merupakan pemilihan alternatif terbaik yang dilakukan atas kriteria dan skala prioritas tertentu.
6. Melaksanakan Keputusan dan Evaluasi Hasil: Tahap ini merupakan tahap pelaksanaan dan pengambilan tindakan. Umumnya tindakan ini dituangkan ke dalam rencana tindakan. 
7. Evaluasi hasil memberikan: masukan/umpan balik yang bergunan untuk memperbaiki suatu keputusan atau mengubah tujuan semula karena telah terjadi perubahan-perubahan.

Menurut Richard Proses Pengambilan Keputusan terdiri atas 6 tahap, yaitu sebagai berikut :

1. Observasi: Tahap ini berupa (aktivitas proses) kunjungan lapangan, konprensi, observasi, dan riset yang dapat menjadi informasi dan data penunjang.
2. Analisis dan Pengenalan Masalah: Tahap ini dapat berupa (aktivitas proses) penentuan penggunaan, penentuan tujuan, dan penentuan batasan-batasan yang dapat menjadi pedoman atau petunjuk yang jelas untuk mencari pemecahan yang dibutuhkan.
3. Pengembangan Model: Tahap ini dapat berupa (aktivitas proses) peralatan pengambilan keputusan antar hubungan model matematik, riset yang dapat menjadi (output proses) model yang berfungsi di bawah batasan lingkungan yang telah ditetapkan.
4. Memilih Data Masukan yang Sesuai: Tahap ini dapat berupa data internal dan eksternal, kenyataan, pendapat, serta data bank komputer yang dapat menjadi (output process) input yang memadai untuk mengerjakan dan menguji model yang digunakan.
5. Perumusan dan Pengujian: Tahap ini berupa pengujian, batasan, dan pembuktian yang dapat menjadi pemecahan yang membantu pencapaian tujuan.
6. Penerapan Pemecahan: Tahap ini berupa pembahasan perilaku, pelontaran ide, pelibatan manajemen, serta penjelasan yang menjadi pemahaman manajemen untuk menunjang model operasi dalam jangka yang lebih panjang.

Sementara Thohiron menjelaskan proses pengambilan kepu-tusan meliputi sebagai berikut:

1. Perumusan Masalah 

Dalam hal ini pemimpin diharapkan mampu merumuskan masalah yang ada di dalam suatu organisasi. Suatu masalah hadir karena: 

a) adanya gap atau kesenjangan antara kenyataan, titik berangkat, dengan tujuan yang ingin diraih atau standar yang ingin dicapai; 
b) adanya halangan dan kesulitan untuk menjembatani kesenjangan itu; 
c) adanya kemungkinan penye-lesaian masalah bila perumusannya benar. Perumusan masalah juga terkait dengan sudut pandang. Karenanya beberapa proses harus dipastikan hadir. Apakah ciri suatu perumusan masalah yang baik? Sebuah perumusan yang baik mengidentifikasikan semua elemen-elemen yang relevan, elemen apa yang absen, dan elemen apa yang perlu ditambahkan.

2. Pengumpulan dan penganalisisan data

Pemimpin diharapkan dapat mengumpulkan dan mengana-lisis data yang dapat membantu memecahkan masalah yang ada. Adapun proses pemecahan masalah dalam pengambilan keputusan yaitu:

• a) fase pengumpulan fakta: Fase ini meliputi kegiatan mende-finisikan masalah serta mengumpulkan masalah serta meng-analisis data yang penting. Satu cara untuk meningkatkan kemampuan pengumpulan data adalah dengan mulai dulu melihat masalah yang ada secara luas dan kemudian melan-jutkannya dengan menentukan sub masalah yang ada. Dalam hal ini, diperlukan kemampuan untuk membedakan antara gejala dari masalah yang sebenarnya. 
• b) fase penemuan ide: Fase ini meliputi kegiatan pengumpulan ide-ide yang mungkin dipakai dan kemudian mencari ide yang terbaik. Dapat saja berbagai ide yang ada dimodifikasi dan dikom-binasikan. Dalam hal ini, kegiatan curah pendapat (brain storming) perlu dilakukan. Osborn telah menyediakan 75 buah pertanyaan untuk melaksanakan kegiatan curah pendapat ini. Pada dasarnya kegiatan curah pendapat mempunyai 4 aturan umum yaitu: ide yang ada tidak boleh dikritik terlebih dahulu, dapat saja disampaikan ide-ide yang kelihatannya diluar kebiasaan, makin banyak ide yang masuk maka hasil akan makin baik, dianjurkan adanya kombinasi antar satu ide dengan ide lainnya.
• c) fase penemuan solusi: Fase ini meliputi kegiatan mengidentifi-kasi dan mengevaluasi pemecahan yang mungkin dilakukan dan bagaimana cara melakukan. Kegiatan dalam fase ini meliputi penentuan pendapat, analisis dan penerimaa pemberian kritik. Setiap ide yang ada diberi nilai/bobot masing-masing.
• Fase penemuan solusi ini meliputi kegiatan mengidentifi-kasi dan mengevaluasi pemecahan yang mungkin dilakukan dan bagaimana cara melakukan. Kegiatan dalam fase ini meliputi penentuan pendapat, analisis dan penerimaan/pembe-rian kritik. Setiap ide yang ada diberi nilai/bobot masing-masing. Secara umum ada tujuh langkah yang dapat dijadikan pegangan dalam menghadapi masalah yaitu sebagai berikut. 
• a. Tanyakan pada diri sendiri, apakah masalah ini berada dalam wewenang anda untuk menyelesaikannya. Bila benar, maka mulailah memasuki proses pengambilan keputusan lebih jauh. 
• b. Kumpulkan fakta dan pisahkan dari interpretasi atau pendapat. Sejumlah pertanyaan perlu diajukan. 
• c. Identifikasikan masalah utama atau masalah sebenarnya dari masalah-masalah ikutan atau turunan. Ajukan perta-nyaan seperti ini berkali-kali “mengapa begitu?”. 
• d. Analisis dan bila perlu cari tambahan fakta. Misalnya tentukan jenis apakah masalah ini. (kompleks atau seder-hana, rutin atau tidak terencana).
• e. Tentukan berbagai pilihan-pilihan untuk melakukan peng-garapan masalah ini. Ingatkan diri bahwa cara yang selalu digunakan sejauh ini tidak selalu merupakan cara terbaik di dalam menangani masalah pada hari ini. 
• f. Tentukan pilihan-pilihan penyelesaiannya. Ingatkan diri dan pengambil keputusan yang lain mengenai sistem nilai dan rambu-rambu kebijakan di dalam organisasi atau komunitas di mana berada. Jadikan rambu-rambu tadi se-bagai acuan pilihan yang diambil 
• g. Tentukan rencana pelaksanaan, tim pelaksananya, batasan waktu, kebijakan dasar, dana, dan batas wewenang dalam pelaksanaan.

3. Pembuatan alternatif-alternatif kebijakan 

Setelah masalah dirinci dengan tepat dan tersusun baik, maka perlu dipikirkan cara-cara pemecahannya. Cara peme-cahan ini hendaknya selalu diusahakan adanya alternatif-alter-natif beserta konsekuensinya, baik positif maupun negatif. Oleh sebab itu, seorang pimpinan harus dapat mengadakan perkiraan sebaik-baiknya. Untuk mengadakan perkiraan dibutuhkan adanya informasi yang secukupnya dan metode perkiraan yang baik. Perkiraan itu terdiri dari berbagai macam pengertian: a) perkiraan dalam arti proyeksi, perkiraan yang mengarah pada kecenderungan dari data yang telah terkumpul dan tersusun secara kronologis; b) perkiraan dalam arti prediksi, perkiraan yang dilakukan dengan menggunakan analisis sebab akibat; c ) perkiraan dalam arti konjeksi, perkiraan yang didasarkan pada kekuatan intuisi (perasaan). Intuisi di sini sifatnya subjektif, artinya tergantung dari kemampuan seseorang untuk mengolah perasaan.

4. Pemilihan salah satu alternatif terbaik 

Pemilihan satu alternatif yang dianggap paling tepat untuk memecahkan masalah tertentu dilakukan atas dasar pertim-bangan yang matang atau rekomendasi. Dalam pemilihan satu alternatif dibutuhkan waktu yang lama karena hal ini me-nentukan alternatif yang dipakai akan berhasil atau sebaliknya. Pengambilan keputusan oleh pimpinan, kaitannya dengan pemilihan alternatif pemecahan masalah, akan melibatkan semua pihak yang terlibat dalam lembaga pendidikan. Hal ini karena kekuasaan pimpinan tidak dapat dioperasionalkan apa-bila tidak didukung dan dibantu oleh seluruh personal yang memiliki pengetahuan dan pengalaman yang berbeda-beda. Pimpinan harus mengembangkan konsep kerja sama antar personal agar pelaksanaan alternatif pemecahan masalah lebih cepat dan mudah. Kerja sama dapat diciptakan jika pimpinan memiliki keterampilan manusiawi.

5. Pelaksanaan keputusan 

Dalam pelaksanaan keputusan berarti seorang pemimpin harus mampu menerima dampak yang positif atau negatif. Ketika menerima dampak yang negatif, pemimpin harus juga mempunyai alternatif yang lain. Pelaksanaan pengambilan ke￾putusan sering menjadi masalah karena keputusan yang mesti ditanggapi oleh banyak orang malah ditangani oleh sedikit orang. Hal sebaliknya juga sering terjadi. Keputusan yang seharusnya dapat ditangani oleh 2-3 orang diserahkan kepada sebuah tim yang terdiri dari 40 orang atau lebih. Akibatnya timbul perdebatan yang tak henti-hentinya. Jadi tentukan dulu cara pengambilan keputusan yang paling cocok dengan situasi dan masalah yang ada: individu, tim, musyawarah, voting, dan lain-lain. 

6. Pemantauan dan Pengevaluasian Hasil Pelaksanaan 

Setelah keputusan dijalankan seharusnya pimpinan dapat mengukur dampak dari keputusan yang telah dibuat. Penilaian ulang perlu diadakan. Faktor-faktor penentu yang akan dinilai harus diputuskan sejak awal dan tidak setelah pelaksanaan berjalan. 

Dengan cara ini memang akan mudah terjadi debat yang hangat, namun akurasi akan lebih terjamin.Berdasarkan pendapat pada ahli di atas, maka disimpulkan tahapan proses pengambilan keputusan yang dimaksud dalam penelitian ini adalah: 1) perumusan masalah, 2) penentuan kriteria pemecahan masalah, 3) pengidentifikasian alternatif pemecahan masalah, 4) penilaian terhadap alternatif peme-cahan masalah, 5) pemilihan alternatif yang terbaik, 6) penetapan keputusan atau pengimplementasian alternatif yang dipilih.

Itulah pembahasan lengkap mengenai materi Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan, semoga dapat menambah wawasan kalian. Dan terima kasih juga kepada: Fahman Falahi, Khusnul Khotimah, Nurwanti, serta Alya Nurhidayani yang telah menyusun makalah ini dengan baik dan semoga makalah ini bisa menjadi amal kebaikan kalian semua. Tak lupa juga saya ucapkan terima kasih kepada Dr. Sobri, M.Pd. yang telah membimbing kami dalam mata kuliah Manajemen Pendidikan.

Baca Juga: